由同心义工个人意愿申请发起的活动，需要以部门为单位呈报和执行，必须遵循以下流程，否则不得以组织名义开展活动：

①上报自己所在部门（小组），采取首问责任制，由部门内的部长和副部长研究审议，制作切实可行的项目活动方案（附模板），由所在部门负责项目活动的主要执行任务，落实确定执行人。部门内的二位主官（部长和副部长），以及主要干部对新申报的项目投票决议需2/3以上通过（可增设副部长一名，或请本部门干部参与投票，并保留全部程序截图），否则视为作废。

②部门意见一致后，将制定出活动的方案计划呈报行政秘书组全体干部讨论审查，秘书长认定项目活动可行性高的，进行对新申报的项目投票决议需2/3以上通过（需保留全部程序截图），否则视为作废，通过后由秘书长审批。

③行政秘书组意见一致后，将活动方案呈报会长办公会议小组，对项目活动进行最终审批，确认一位副会长会项目活动的分管负责人，落实首问责任制，否则无法生效该项目活动。

④由会长办公会议小组最终审批后，回执行政秘书组，对应该项目活动的具体时间、地点、人数和内容，提前开设志愿汇签到码。

⑤行政秘书组在志愿汇签到码开设完毕后，回执最初申报的部门（小组）。由该部门（小组）负责具体启动执行。

⑥以上报部门为主体，落实安全等系列责任，规范化，有秩序的执行活动。